L’Osservatorio per il Sistema Fieristico Italiano istituito nel 2004 dalla Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome stabilisce che gli organizzatori delle manifestazioni fieristiche nazionali e internazionali sono tenuti alla rilevazione e certificazione dei dati sugli espositori e sull’affluenza dei visitatori. Per effettuare la rilevazione Calendaria utilizza entrambi i metodi richiesti dall’Osservatorio, ovvero le tradizionali schede di registrazione e i più moderni tabulati di rilevazione magnetica a mezzo di sistemi elettronici (tessere magnetiche). Con la rilevazione si ottengono i dati relativi al numero complessivo dei visitatori, suddivisi in pubblico generico e operatori del settore, alla loro regione di provenienza e, se stranieri, alla nazionalità.