Il personale di un efficace hospitality desk allestito in aeroporto o alla stazione ferroviaria è sorridente, cortese e preparato, dà ai partecipanti tutte le informazioni necessarie per raggiungere l’albergo e il luogo in cui si svolgerà l’evento, gli fornisce una pianta della città,  una brochure turistica e il programma della manifestazione. L’hospitality desk è  il miglior biglietto da visita per chi ha promosso l’iniziativa e perciò le hostess e gli steward di Calendaria sono a disposizione degli ospiti sin dal loro arrivo in città.