Per promuovere e pubblicizzare un evento o un’azienda è necessario produrre del materiale informativo chiaro, efficace e di forte impatto visivo che sia ideato da grafici professionisti e redatto su supporto cartaceo e informatico. Nella pianificazione di un buon piano promozionale bisogna perciò prevedere la realizzazione di  manifesti, locandine, inviti, brochure o dépliant che contengano tutte le informazioni relative all’evento, al prodotto o al profilo societario di cui si vuol parlare, e anche la realizzazione di un  sito web dedicato in cui raccogliere gli atti congressuali, gli abstract e il materiale multimediale prodotto.