Modus operandi

Modus operandi

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Per fronteggiare un diffuso fenomeno di offerta al ribasso a discapito della qualità, e per azzerare i rischi connessi all’attività d’impresa, adottiamo l’unico modus operandi possibile: fornire un servizio ineccepibile.

Il nostro team interno progetta, pianifica, coordina e supervisiona tutto il processo costruttivo dell’evento e lo realizza avvalendosi esclusivamente di collaboratori scrupolosamente selezionati a cui affidare ogni singola attività per il corretto svolgimento della manifestazione.

Il personale esterno destinato a svolgere un ruolo di accoglienza è scelto in base al titolo di studio e alle competenze specifiche, alla conoscenza linguistica e alle capacità di interazione con il pubblico. La location viene individuata all’interno di un ampio ventaglio di possibilità, in linea col budget a disposizione del cliente e con la garanzia della qualità degli spazi e dei servizi offerti. Per gli allestimenti, per gli impianti tecnici e per il catering si utilizzano unicamente fornitori di comprovata esperienza e professionalità. Il servizio di interpretariato è svolto da traduttori esperti e specializzati mentre la comunicazione viene affidata a giornalisti, fotografi e video-operatori professionisti.

Un evento congressuale si realizza attraverso tre fasi esecutive: ideazione e pianificazione, organizzazione e gestione, attività post-congressuali e follow-up.

Nella prima fase si analizza il target, si definiscono gli obiettivi e i risultati desiderati, si prepara il piano economico sulla base del budget a disposizione e dei preventivi di spesa, si attiva un programma di ricerca sponsor, si predispone il piano delle attività da compiere per organizzare l’evento.

La seconda fase è quella operativa ed è dedicata alla risoluzione degli aspetti logistici: permessi e pratiche amministrative, ricerca della location e allestimento delle sale, scelta del catering, individuazione dei relatori e degli ospiti e loro accoglienza, servizio traduttori e interpreti, organizzazione delle iniziative ricreative collaterali all’evento, piano di sicurezza e gestione dei rischi. E poi si risolvono le problematiche legate alla comunicazione e alla promozione: scelta della linea grafica, moduli, programmi, inviti, attestati di partecipazione, mailing list, comunicati stampa, servizi video e foto, gadget. Infine, verranno gestiti gli aspetti economici e amministrativi legati alla manifestazione e al rapporto con gli sponsor.

La terza ed ultima fase, quella post-congressuale, prevede la preparazione degli atti del convegno e l’invio ai partecipanti del materiale raccolto, la rassegna stampa dell’evento, una relazione finale con la valutazione delle scelte effettuate e del ritorno dell’investimento, le azioni contabili per la gestione delle quote di iscrizione, il pagamento delle fatture ai fornitori, la liquidazione dei compensi ai relatori e gli eventuali solleciti e rimborsi.

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